AID4SME Open Call 2 — soluții AI și bazate pe date pentru optimizarea resurselor industriale (cascade funding Horizon Europe)

Status

Apel DESCHIS. Lansat pe 15 mai 2026, termen de depunere 15 iulie 2026, ora 17:00 CEST (Bruxelles). Depunerea se face exclusiv pe platforma F6S. Ghidul actual (v1.1, 15 iunie 2026) este versiunea finală — singura modificare față de v1 a fost eliminarea unei referințe la Marea Britanie la capitolul țări eligibile.

Timeline complet

Etapele programului (după câștig)

Planificare inversă (de la termen)

Termenul de depunere (15 iulie) este fix — nu se prelungește decât în caz de probleme tehnice ale platformei F6S. Recomandare: aplică cu câteva zile înainte.

• 15 iulie: depunere finală (PDF, prin F6S).
• ~8 iulie: versiune finală a propunerii + toate anexele; lasă tampon pentru re-depunere (re-depunerea e garantată doar dacă o ceri cu min. 2 zile lucrătoare înainte de termen, la support@f6s.com).
• ~20–25 iunie: alege provocarea și aliniază soluția la KPI-urile ei; confirmă eligibilitatea (statut IMM, țară, TVA).
• Acum (mijloc iunie): înregistrare pe F6S, citește Proposal Template (Annex 2) și Application Form (Annex 7) ca să vezi întrebările din avans.

Termene ascunse (după câștig)

• Plăți 30% + 40% + 30% la finalul perioadelor 1, 2, 3 — prima tranșă (30%) vine după M1, deci relativ devreme; dar trebuie să pre-finanțezi între tranșe + cofinanțarea de 30%.
• Rapoartele se depun în max 7 zile lucrătoare după finalul fiecărei perioade; plata vine în max 30 de zile de la situația financiară.
• Raport ratat / respins → 7 zile lucrătoare suplimentare; eșec repetat → tranșa se suspendă până la perioada următoare, iar la repetare → reziliere contract.
• Livrabile obligatorii: acord IPR cu playground owners la M4; Test & Validation Report la M10; business plan + roadmap la M14.
• Apel (contestație): 3 zile lucrătoare de la primirea scrisorii de respingere / a raportului de evaluare.

Surse: Annex 1 Guidelines v1.1, secțiunile 2, 4.4, 4.5, 5.5, 7.1, 7.2; document history.

Test rapid DA / NU

Răspunzi DA la toate? Probabil ești eligibil. Un NU te scoate.

1. Ești start-up sau IMM (micro/mic/mediu, conform definiției UE)? → doar IMM-urile și start-up-urile primesc finanțare.
2. Lucrezi pe tehnologii AI + date relevante pentru provocările apelului?
3. Ai sediu legal într-un stat membru UE (cu TVA valid) sau într-o țară asociată Horizon Europe?
4. Aplici singur sau în consorțiu de maxim 2 entități eligibile, condus de un IMM/start-up?
5. Propunerea ta adresează clar una din cele 10 provocări (vezi mai jos)?
6. NU ai fost finanțat în AID4SME Open Call #1?
7. Ai (sau poți obține rapid) TVA valid?
8. Depui o singură aplicație prin platforma F6S, în engleză, în PDF?

Condiții dure

• Cine ia banii: exclusiv start-up-uri și IMM-uri pe tehnologii relevante. Alte entități pot participa în consorțiu fără finanțare: organizații industriale (care aduc use-case + playground de testare), integratori/firme de inginerie, instituții de cercetare / infrastructuri de cercetare / non-profit / centre publice de cercetare.
• Consorțiu: maxim 2 entități eligibile, liderul trebuie să fie IMM/start-up.
• Țări eligibile: state membre UE cu TVA valid + țări asociate Horizon Europe (lista EC, versiunea de referință v3.1). Se aplică regulile EC pentru Horizon Europe, care au prioritate.
• O singură aplicație per entitate (dacă depui mai multe, contează doar ultima). Excepție: instituțiile de cercetare / non-profit nu sunt limitate ca număr de aplicații.
• TVA valid obligatoriu; dovada se cere la contractare.

Excluderi

• Entitățile finanțate în Open Call #1 nu sunt eligibile la Open Call #2.
• Aplicații incomplete (întrebări obligatorii fără răspuns, documente lipsă) → descalificate.
• Depunere prin orice altă cale decât F6S → neacceptată.
• Aplicații în afara scopului provocării alese → respinse la verificarea in/out scope.
• Probleme etice neadresate corespunzător → respingere.

Zone gri

• Statutul de IMM la entități non-autonome: dacă firma e „linked" sau „partner" cu altele, la contractare se cer bilanțuri și conturi de profit/pierdere pentru organizațiile upstream/downstream (sau PIC validat în Portalul Participanților). Verifică-ți din timp autonomia conform definiției UE — poate schimba încadrarea ca IMM.
• Țări asociate Horizon Europe: lista se schimbă în timp; Elveția nu era asociată la semnarea Grant Agreement-ului AID4SME. Confirmă statutul țării tale pe lista EC v3.1 înainte de a aplica.
• Rolul partenerilor fără finanțare: dacă ai nevoie de un playground industrial sau de un integrator, îi poți aduce în consorțiu, dar ei nu primesc bani — bugetul de 200k e doar pentru IMM/start-up.

Cele 10 provocări eligibile (alegi exact una)

Fiecare provocare are KPI-uri proprii (optimizarea resurselor, obiective Green Deal, impact social) — propunerea trebuie să adreseze cel puțin două dintre aceste dimensiuni, cu KPI SMART.

Surse: Annex 1 Guidelines v1.1, secțiunile 3, 4.1.1–4.1.4, 4.5, 6; Annex 1.1 Challenges Description v1.1.

Cum se evaluează: două faze secvențiale

Atenție: sunt două grile distincte, aplicate pe rând. Scorul de la interviu îl înlocuiește pe cel de la experți — nu se adună. Întâi treci de evaluarea experților, apoi (dacă ești în top) interviul re-notează.

Faza A — Evaluarea experților (minim 2 experți / aplicație)

Notare: fiecare criteriu de la 0 la 5 (fără jumătăți de punct). Scor general = suma (scor × pondere).

Praguri de trecere: - Minim 3 din 5 pe FIECARE criteriu — un singur criteriu sub 3 te elimină. - Ghidul menționează și un „prag general de 9 din 15". ⚠️ Atenție: această formulare apare identic și la faza de interviu (care are 3 criterii × 5 = 15, deci se potrivește acolo). La evaluarea experților sunt 4 criterii, deci „din 15" nu se potrivește matematic — pare un text preluat (boilerplate) în ghid. Reține pragul ferm pe criteriu (3/5); pragul general exact pentru faza experți rămâne ambiguu în ghid — nu te baza pe el, ci pe scoruri cât mai mari peste 3 la toate criteriile.

Tie-break (la egalitate), în ordine: Criteriul 1 → Criteriul 2 → Criteriul 4 → Criteriul 3.

Faza B — Interviul (înlocuiește scorul experților)

Top-3 aplicații pe fiecare provocare (consorțiul poate invita până la 5/provocare dacă scorurile sunt apropiate) → interviu online de 30 min (15 min prezentare + 15 min întrebări de la „challenge owners"). Se folosește un template de slide-uri impus.

Notare 0–5, prag 3/criteriu, prag general 9 din 15 (aici 3 criterii × 5 = 15, se potrivește). Tie-break la interviu: prioritate scorurilor de la evaluarea experților.

Pragul de trecere vs pragul real de câștig

• Prag de trecere (absolut): minim 3/5 pe fiecare criteriu. Sub el, ești exclus indiferent de competiție.
• Prag real de câștig (relativ — estimare): ghidul nu dă un scor minim de câștig. Selecția e competitivă pe fiecare provocare: se finanțează doar primele ~2 aplicații per provocare (până la 12 total). Deci bariera reală nu e un număr, ci clasamentul în provocarea aleasă. Interpretare strategică: o provocare mai puțin aglomerată îți crește șansele la același scor; alegerea provocării e o decizie strategică, nu doar tehnică.

Ce controlezi vs ce e fix

Fix (nu poți schimba): ponderile criteriilor, pragul de 3/criteriu, lista celor 10 provocări și KPI-urile cerute, faptul că interviul înlocuiește scorul experților, numărul de câștigători per provocare.

Controlezi (aici se câștigă): ce provocare alegi (și implicit cât de aglomerată e), claritatea descrierii tehnice și a TRL-ului justificat, alinierea fină la KPI-urile provocării, calitatea planului de exploatare/IPR, componența și echilibrul de gen al echipei, justificarea bugetului și a person-months, și prestația la interviu (prezentarea de 15 min).

Surse: Annex 1 Guidelines v1.1, secțiunile 5.3, 5.4, Tabelele 4, 5 și 8.

La aplicare (prin platforma F6S)

Reguli: tot în engleză, fișiere PDF fără restricții de printare, depunere exclusiv prin F6S. Aplicațiile incomplete sunt descalificate.

La contractare (doar dacă ești selectat)

Se cer semnături digitale electronice. Termenul de contractare se comunică și se finalizează de obicei în ~2 săptămâni; nerespectarea → respingere.

Ce pregătești din timp

• Cel mai greu document e Proposal Template-ul (Annex 2) — acolo descrii soluția, TRL-ul, planul de lucru, bugetul, person-months, exploatarea/IPR, echipa și KPI-urile. El consumă cel mai mult timp.
• Dovada de statut IMM poate cere efort dacă nu ești autonom (bilanțuri pentru firmele legate/partenere) — verifică din timp.
• Documentele de contractare (Annex 3–6) merită citite din avans, deși se semnează abia după selecție; sub-grant agreement-ul (Annex 3) este final și nemodificabil.

Linkuri utile

• Ghidul oficial — Annex 1, Guidelines for Applicants v1.1 (PDF)
• Provocările — Annex 1.1, Challenges Description v1.1 (PDF)
• Kit complet de documentație — Annex 2–7, inclusiv Proposal Template, Application Form și declarațiile (.zip)
• Depunere — platforma F6S

Surse: Annex 1 Guidelines v1.1, secțiunile 4.4, 4.5, 6.

Cât primești și cum

Nu există tranșe diferite pe tip de beneficiar: schema e una singură, 70% grant / 30% contribuție proprie, pentru toți aplicanții eligibili. (Fiind finanțare europeană directă, nu se aplică noțiunile din schemele românești — nu există „de minimis" vs „ajutor de stat art. 25", nici TVA românesc de gestionat.)

Exemplu lucrat de cofinanțare

Cei 200.000 EUR reprezintă 70% din total. Deci:

• Pentru a primi maximul (200.000 EUR): costuri totale eligibile ≈ 285.714 EUR → tu acoperi 30% ≈ 85.714 EUR din buzunar.
• Proiect mai mic, total 150.000 EUR: grant = 105.000 EUR · contribuție proprie = 45.000 EUR.
• Regulă simplă: grant = 70% × cost total · contribuția ta = 30% × cost total · iar grantul nu poate depăși 200.000 EUR.

Cheltuieli eligibile / neeligibile

Plafoane și particularități

• Costurile indirecte sunt o cotă fixă de 25% aplicată automat pe (personal + achiziții) — nu le justifici separat.
• La echipamente durabile decontezi doar amortizarea aferentă perioadei proiectului, nu valoarea totală.
• Lump sum = fără justificarea costurilor reale la decont și fără audit financiar. La aplicare însă trebuie să justifici bugetul planificat și person-months (FTE). Verificările pe parcurs sunt doar tehnice (livrabile/milestone-uri), nu financiare.
• Plățile vin în 3 tranșe: 30% + 40% + 30% la finalul perioadelor 1, 2 și 3 (detalii în tab-ul Calendar). Trebuie să poți pre-finanța activitatea între tranșe + cei 30% cofinanțare proprie.

Surse: Annex 1 Guidelines for Applicants v1.1, secțiunile 2, 4.3, 7.2, 8.7.